Praktisch douaneadvies, op maat van ondernemingen. En kort op de bal spelen bij het uitwerken van douaneoplossingen, zodat een onderneming haar eigen klanten snel kan helpen. Dat is de missie van Customs Square. We vroegen Gerrit Van Kets, Director of Business Development bij UPI Europe BV, waarom hij met de douanespecialisten van Customs Square samenwerkt en hoe die samenwerking verloopt.
Kunt u kort de activiteiten van UPI Europe omschrijven?
Gerrit Van Kets: “UPI Europe is een onderdeel van Ultra PRO, een Amerikaanse firma met hoofdzetel in Los Angeles die accessoires en beschermingsmateriaal voor kaartspelletjes – waaronder Pokémon en Magic The Gathering – en gezelschapsspellen produceert en wereldwijd verkoopt. Wij doen voor hen de stockage en distributie, waarna we de producten verzenden naar klanten in Europa en het Midden-Oosten. Concreet verwerken we zendingen via containers uit de VS en China en maken we ze klaar voor verzending naar distributeurs, die de producten vervolgens lokaal verdelen aan winkels.”
Hoe en sinds wanneer startte jullie samenwerking met Customs Square?
“De aanleiding om met het Customs Square-team in zee te gaan, ontstond heel recent en had een concrete aanleiding. Midden december 2020 werd een van onze containers namelijk tegengehouden door de Belgische douaneautoriteiten, omdat volgens hen de factuurwaarde lager lag dan de finale goederenwaarde. We leerden dat elk product een goederencode heeft waaraan een gemiddelde prijs verbonden is. De verificateurs geloofden niet dat de betreffende factuur correct opgesteld was, ondanks een visuele controle van de productwaarde.
De Belgische douane gaf ons daarom de opdracht om de nodige documenten op te vragen bij hun Amerikaanse collega’s. Dit was geen eenvoudige opdracht, en ondertussen stapelden de leveringen – met een tweede en derde container die geblokkeerd werden – zich verder op. Onze klanten werden ongeduldig, en onze eigen douaneadviseur vond niet meteen een pasklare oplossing. Daarom schakelden we de hulp in van de douanespecialisten van Customs Square.”
Vonden zij een oplossing voor het probleem?
“Absoluut! Van zodra we het probleem bij Customs Square aankaartten, schoot het team in actie. Dankzij hun uitgebreide ervaring en netwerk slaagden ze erin om de Belgische en Amerikaanse douanecollega’s met elkaar in contact te brengen, zodat op een constructieve manier een oplossing uitgewerkt kon worden. Ze speelden dus zeer kort op de bal, wat een direct positief effect had op ons omzetcijfer en onze klantenrelaties. Ook al hadden onze klanten begrip voor de vertraagde levering, toch vonden we het belangrijk om – dankzij de steun van Customs Square – een snelle oplossing te kunnen aanbieden.
Hoe zou u de samenwerking met de specialisten van Customs Square omschrijven?
“Ik was zeer aangenaam verrast door hun persoonlijke en proactieve aanpak. Een van de partners nodigde me zelfs uit op haar thuiskantoor om samen productstalen te bespreken, om er achteraf de correcte goederencode op te kunnen kleven. Die grondige aanpak op maat zorgt ook voor een structurele oplossing voor toekomstige zendingen, waardoor we als logistieke speler kostbare tijd en geld zullen besparen bij nieuwe leveringen.
De samenwerking met Customs Square geeft ons dus de nodige gemoedsrust en comfort, waarbij we onze klanten kunnen geruststellen dat ze steeds op ons kunnen rekenen.”
Hoe ziet u de samenwerking met Customs Square in de toekomst evolueren?
“Voor dit specifieke dossier loopt onze samenwerking nog steeds door, met name voor het bepalen van correcte goederencodes. Ik ben me ervan bewust dat ook in de toekomst nieuwe douaneproblemen zullen opduiken. Daarom blijf ik vertrouwen op de expertise van het Customs Square-team. En dankzij onze samenwerking steken mijn medewerkers en ikzelf ook iets op over de complexe douaneregelgeving, zodat we steeds beter in staat zijn om zelfstandig mee te denken over bepaalde vraagstukken.”
